کوٹیشن کے بعد خاموشی ہمیشہ انکار نہیں ہوتی۔ گاہک شاید انتخاب کر رہا ہو یا کسی فیصلے کا منتظر ہو۔ فالو اَپ کا مقصد اگلا قدم آسان بنانا ہے۔ ان مثالوں کو اصل گفتگو کے مطابق بدلیں؛ ہر گاہک کو تمام پیغامات بھیجنا ضروری نہیں۔
پہلے گفتگو اور وقت دیکھیں
آخری سوال، کوٹیشن کی تکمیل اور گاہک کا بتایا ہوا وقت پڑھیں۔ اگلے ہفتے رابطے کو کہا تھا تو اس کی پابندی کریں۔ وقت طے نہیں تھا تو خریداری کی نوعیت کے مطابق مہلت دیں، ایک دن میں کئی مطالبے نہ بھیجیں۔
کوٹیشن کی تاریخ اور غیر واضح بات درج کریں۔ پیغام پڑھا جانا خریدنے کی تیاری کا ثبوت نہیں۔ مختصر سیاق کے بعد ایک آسان سوال پوچھیں تاکہ جواب دینا مشکل نہ ہو۔
رکاوٹ کے مطابق پیغام چنیں
وصولی کی جانچ: «السلام علیکم [نام]، میں [کاروبار] سے [آپ کا نام] ہوں۔ [تاریخ] کو زیر بحث [خدمت] کا کوٹیشن بھیجا تھا۔ کیا کوئی حصہ مزید واضح کرنا چاہیں گے؟»
انتخاب میں مدد: «آپ نے [انتخاب] پر غور کیا تھا۔ چاہیں تو [ضرورت] کے مطابق فرق مختصر بتا سکتا ہوں۔ کیا یہ مددگار ہوگا؟»
وقت معلوم کرنا: «کیا [خدمت] کا منصوبہ اب بھی [مدت] کے لیے ہے؟ اگلا قدم آپ کے وقت کے مطابق رکھنا چاہتا ہوں۔ ابھی فیصلہ نہ ہو تو کوئی بات نہیں۔»
وضاحت کے بعد: «[رکاوٹ] بتانے کا شکریہ۔ میں نے [حصہ] میں تبدیلی کی ہے۔ ابھی بات کرنا چاہیں گے یا کسی اور وقت؟»
تمام خانے بدل کر پیغام پڑھیں۔ فرضی آخری تاریخ نہ بنائیں اور دیر سے جواب دینے پر الزام نہ دیں۔ قیمت یا دستیابی واقعی بدلی ہو تو صرف درست بات واضح کریں۔
ایک اگلا قدم درج کریں
کارڈ کو کوٹیشن بھیجا کے مرحلے میں رکھیں۔ آخری سوال، ذمہ دار فرد اور دوبارہ جائزے کی تاریخ لکھیں۔ جواب ملے تو نیا پیغام بنانے سے پہلے نوٹ بدلیں تاکہ پرانا فالو اَپ نامناسب وقت پر نہ جائے۔
مرحلہ اور اگلا کام درج کریں
کوٹیشن کو گاہکوں کے واضح بورڈ میں ترتیب دیں۔
ہر مرحلے کا سلسلہ خود ترتیب دیں
TappyWhats میں آٹومیشن Kanban کے ہر کالم کے مطابق بنتی ہے۔ پیغام، پہلا انتظار، اگلے وقفے، دن اور اوقات منتخب کریں۔ جواب کے اصول میں منزل کا کالم بھی چنیں تاکہ گاہک کا جواب سلسلہ روکے اور کارڈ منتقل کرے۔ اسے بغیر ترتیب کے خودکار نہ سمجھیں۔
CRM میں ترمیم اور آٹومیشن کے لیے فعال Pro یا اہل 7 دن کی Pro آزمائش درکار ہے، بغیر کریڈٹ کارڈ۔ بھیجنے کے لیے اصل کمپیوٹر اور براؤزر، انٹرنیٹ اور کھلا WhatsApp Web چاہیے۔ تعطل کے بعد زیر التوا پیغامات کی جانچ کریں۔
ہر مرحلے کا فالو اَپ بنائیں
پیغام، وقفہ، اوقات اور جواب کی ترتیب منتخب کریں۔
دباؤ کے بغیر ختم کریں
آخری پیغام: «فی الحال اس کوٹیشن کا فالو اَپ روک رہا ہوں تاکہ زحمت نہ ہو۔ [خدمت] کی ضرورت ہو تو دوبارہ رابطہ کر لیجیے۔ شکریہ۔» انکار یا رابطہ نہ کرنے کی درخواست ہو تو پہلے ہی رک جائیں۔ خاموشی مزید پیغامات کی اجازت نہیں۔
عام سوالات
کتنی بار رابطہ کرنا چاہیے؟
کوئی تعداد سب کے لیے درست نہیں۔ سیاق، اجازت اور طے شدہ وقت دیکھ کر پہلے حد مقرر کریں۔
کیا فوراً رعایت دوں؟
نہیں۔ پہلے سمجھیں کہ رکاوٹ معلومات، وقت یا ضرورت سے متعلق ہے۔ غیر منظور شدہ رعایت کا وعدہ نہ کریں۔
کیا یہ پرانے گاہک کو دوبارہ لانا ہے؟
نہیں۔ یہاں کوٹیشن کھلا ہے۔ غیر فعال پرانے تعلق کے لیے رابطے کی نئی مفید وجہ چاہیے۔
انسٹال مفت کریں، Pro کی رسائی سمجھیں
CRM میں ترمیم اور آٹومیشن کے لیے فعال Pro یا اہل اکاؤنٹ کی 7 دن کی آزمائش ضروری ہے۔ آزمائش کے لیے کریڈٹ کارڈ نہیں چاہیے۔
