कोटेशन के बाद चुप्पी हमेशा इनकार नहीं है। ग्राहक विकल्प देख रहा हो सकता है या निर्णय का इंतज़ार कर रहा हो। फ़ॉलो-अप का मकसद अगला कदम आसान बनाना है। इन नमूनों को असली बातचीत के अनुसार बदलें; सभी संदेश हर ग्राहक को भेजना ज़रूरी नहीं।
पहले बातचीत और समय देखें
आखिरी सवाल, कोटेशन की पूरी जानकारी और ग्राहक का बताया समय पढ़ें। अगले हफ़्ते संपर्क करने को कहा था तो उसी का सम्मान करें। समय तय नहीं था तो खरीद की प्रकृति के अनुसार समय दें; एक दिन में कई बार न पूछें।
कोटेशन की तारीख और अधूरी बात लिखें। संदेश पढ़ लेना खरीदने की तैयारी का प्रमाण नहीं है। थोड़ा संदर्भ देकर एक आसान सवाल पूछें, ताकि जवाब देना बोझ न लगे।
स्थिति के अनुसार नमूना चुनें
मिलने की पुष्टि: “नमस्ते [नाम], मैं [व्यवसाय] से [आपका नाम] हूँ। [तारीख] को हुई बात के अनुसार [सेवा] का कोटेशन भेजा था। क्या कोई हिस्सा समझाने में मदद कर सकता हूँ?”
चुनाव में मदद: “आप [विकल्प] पर विचार कर रहे थे। चाहें तो [ज़रूरत] के हिसाब से अंतर संक्षेप में बता सकता हूँ। क्या यह उपयोगी होगा?”
समय पूछना: “क्या [सेवा] की योजना अभी भी [अवधि] के लिए है? अगला कदम आपके समय के अनुसार रखना चाहता हूँ। अभी तय न हो तो कोई बात नहीं।”
स्पष्टीकरण के बाद: “[दिक्कत] बताने के लिए धन्यवाद। मैंने [हिस्सा] बदला है। अभी बात करना चाहेंगे या किसी दूसरे समय?”
सभी खाली स्थान भरें और संदेश दोबारा पढ़ें। झूठी अंतिम तारीख न बनाएँ, जवाब न देने के लिए दोष न दें। कीमत या उपलब्धता सच में बदली हो तो सिर्फ़ सही तथ्य बताएँ।
एक अगला कदम दर्ज करें
कार्ड को कोटेशन भेजा चरण में रखें। अंतिम सवाल, ज़िम्मेदार व्यक्ति और समीक्षा की तारीख लिखें। जवाब आए तो दूसरे संदेश की तैयारी से पहले नोट बदलें, ताकि पुराना फ़ॉलो-अप गलत समय पर न जाए।
चरण और अगला काम दर्ज करें
कोटेशन को ग्राहकों के स्पष्ट बोर्ड में व्यवस्थित करें।
हर चरण का क्रम तैयार करें
TappyWhats में ऑटोमेशन हर Kanban कॉलम के अनुसार बनती है। संदेश, शुरुआती प्रतीक्षा, अगले अंतराल, दिन और भेजने के समय चुनें। जवाब के नियम में गंतव्य कॉलम भी चुनें, जिससे ग्राहक का जवाब क्रम रोके और कार्ड आगे जाए। बिना सेटिंग इसे अपने आप होने वाला न मानें।
CRM में बदलाव और ऑटोमेशन के लिए सक्रिय Pro या पात्र 7 दिन का Pro ट्रायल चाहिए, बिना क्रेडिट कार्ड। भेजने के लिए मूल कंप्यूटर और ब्राउज़र, इंटरनेट और खुला WhatsApp Web चाहिए। रुकावट के बाद लंबित संदेश जाँचें।
हर चरण का फ़ॉलो-अप तैयार करें
संदेश, अंतराल, समय और जवाब मिलने का नियम चुनें।
दबाव के बिना बात समाप्त करें
अंतिम संदेश: “फ़िलहाल इस कोटेशन का फ़ॉलो-अप रोक रहा हूँ ताकि परेशानी न हो। [सेवा] की ज़रूरत हो तो फिर संपर्क कर सकते हैं। धन्यवाद।” इनकार या संपर्क रोकने का अनुरोध हो तो पहले ही रुकें। चुप्पी और संदेशों की अनुमति नहीं है।
आम सवाल
कितनी बार संपर्क करें?
सबके लिए एक संख्या सही नहीं है। संदर्भ, अनुमति और तय समय देखकर पहले सीमा रखें।
क्या तुरंत छूट दें?
नहीं। पहले समझें कि दिक्कत जानकारी, समय या ज़रूरत से जुड़ी है। बिना मंज़ूरी छूट का वादा न करें।
क्या यह पुराने ग्राहक को वापस लाना है?
नहीं। यहाँ कोटेशन खुला है। निष्क्रिय पुराने संबंध के लिए संपर्क का नया उपयोगी कारण चाहिए।
मुफ़्त इंस्टॉल करें, Pro की सुविधा समझें
CRM में बदलाव और ऑटोमेशन के लिए सक्रिय Pro या पात्र खाते का 7 दिन का ट्रायल चाहिए। ट्रायल के लिए क्रेडिट कार्ड नहीं चाहिए।
