কোটেশনের পর নীরবতা সব সময় প্রত্যাখ্যান নয়। গ্রাহক হয়তো বিকল্প দেখছেন বা সিদ্ধান্তের অপেক্ষায় আছেন। ফলো-আপের উদ্দেশ্য পরবর্তী পদক্ষেপ সহজ করা। এই নমুনাগুলো বাস্তব কথোপকথন অনুযায়ী বদলান; সব গ্রাহককে সব বার্তা পাঠানো দরকার নেই।
আগে কথা ও সময় দেখুন
শেষ প্রশ্ন, কোটেশনের পূর্ণতা ও গ্রাহকের বলা সময় পড়ুন। পরের সপ্তাহে যোগাযোগ করতে বলে থাকলে তা মানুন। সময় ঠিক না থাকলে কেনার ধরন অনুযায়ী সময় দিন; এক দিনে বারবার তাগাদা দেবেন না।
কোটেশনের তারিখ ও অস্পষ্ট বিষয় লিখুন। বার্তা পড়া মানেই কেনার প্রস্তুতি নয়। অল্প প্রেক্ষাপট দিয়ে একটি সহজ প্রশ্ন করুন, যাতে উত্তর দেওয়া বোঝা মনে না হয়।
পরিস্থিতি অনুযায়ী নমুনা বেছে নিন
পেয়েছেন কি না: “শুভেচ্ছা [নাম], আমি [ব্যবসা] থেকে [আপনার নাম]। [তারিখ]-এর আলোচনা অনুযায়ী [সেবা]-র কোটেশন পাঠিয়েছিলাম। কোনো অংশ বুঝতে সাহায্য করতে পারি?”
বেছে নিতে সাহায্য: “আপনি [বিকল্প] বিবেচনা করছিলেন। চাইলে [প্রয়োজন] অনুযায়ী পার্থক্য সংক্ষেপে বলতে পারি। এটি কি কাজে লাগবে?”
সময় জানতে: “[সেবা]-র পরিকল্পনা কি এখনও [সময়কাল]-এর জন্য? পরবর্তী কাজ আপনার সময় অনুযায়ী রাখতে চাই। এখনও ঠিক না হলে সমস্যা নেই।”
ব্যাখ্যার পরে: “[বাধা] জানানোর জন্য ধন্যবাদ। আমি [অংশ] বদলেছি। এখন কথা বলতে চান, নাকি অন্য সময়?”
সব বন্ধনীর তথ্য পূরণ করে আবার পড়ুন। ভুয়া শেষ তারিখ বানাবেন না বা উত্তর না দেওয়ার জন্য দোষ দেবেন না। দাম বা প্রাপ্যতা সত্যিই বদলালে কেবল সঠিক তথ্য বলুন।
একটি পরবর্তী কাজ লিখুন
কার্ড কোটেশন পাঠানো ধাপে রাখুন। শেষ প্রশ্ন, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও পর্যালোচনার তারিখ লিখুন। উত্তর এলে নতুন বার্তা তৈরির আগে নোট বদলান, যাতে পুরোনো ফলো-আপ ভুল সময়ে না যায়।
ধাপ ও পরবর্তী কাজ লিখে রাখুন
কোটেশনগুলো গ্রাহক বোর্ডে সাজান।
প্রতি ধাপের ক্রম তৈরি করুন
TappyWhats-এ প্রতি Kanban কলামের অটোমেশন আলাদা করে তৈরি হয়। বার্তা, প্রথম অপেক্ষা, পরের বিরতি, দিন ও পাঠানোর সময় বেছে নিন। উত্তরের নিয়মে গন্তব্য কলামও বাছুন, যাতে গ্রাহকের উত্তর বার্তার ক্রম থামায় এবং কার্ড সরায়। সেটিং ছাড়া এমন হবে ধরে নেবেন না।
CRM সম্পাদনা ও অটোমেশনে সক্রিয় Pro বা যোগ্য ৭ দিনের Pro ট্রায়াল দরকার, ক্রেডিট কার্ড ছাড়া। পাঠাতে মূল কম্পিউটার ও ব্রাউজার, ইন্টারনেট এবং খোলা WhatsApp Web দরকার। বিঘ্নের পর অপেক্ষমাণ বার্তা যাচাই করুন।
প্রতি ধাপের ফলো-আপ সাজান
বার্তা, বিরতি, সময় ও উত্তর এলে করণীয় বেছে নিন।
চাপ না দিয়ে শেষ করুন
শেষ বার্তা: “বিরক্ত না করতে আপাতত এই কোটেশনের ফলো-আপ বন্ধ করছি। [সেবা] দরকার হলে আবার যোগাযোগ করতে পারেন। ধন্যবাদ।” প্রত্যাখ্যান বা যোগাযোগ বন্ধের অনুরোধ এলে আগেই থামুন। নীরবতা আরও বার্তার অনুমতি নয়।
সাধারণ প্রশ্ন
কতবার যোগাযোগ করব?
সবার জন্য এক সংখ্যা ঠিক নয়। প্রেক্ষাপট, অনুমতি ও ঠিক করা সময় দেখে আগে সীমা রাখুন।
সঙ্গে সঙ্গে ছাড় দেব?
না। আগে বুঝুন বাধা তথ্য, সময় না প্রয়োজন নিয়ে। অনুমোদন ছাড়া ছাড়ের প্রতিশ্রুতি দেবেন না।
এটি কি পুরোনো গ্রাহককে ফেরানো?
না। এখানে কোটেশন খোলা আছে। নিষ্ক্রিয় পুরোনো সম্পর্কের জন্য নতুন উপকারী কারণ দরকার।
বিনামূল্যে ইনস্টল করুন, Pro-এর সুবিধা বুঝুন
CRM সম্পাদনা ও অটোমেশনের জন্য সক্রিয় Pro অথবা যোগ্য অ্যাকাউন্টের ৭ দিনের ট্রায়াল প্রয়োজন। ট্রায়ালে ক্রেডিট কার্ড লাগে না।
