स्पष्ट पुष्टि से ग्राहक को आने का समय और ज़रूरी तैयारी पता चलती है। पहली पुष्टि, तारीख पास आने का रिमाइंडर और समय बदलने की माँग अलग उद्देश्य रखते हैं। हर संदेश मुख्य अपॉइंटमेंट रिकॉर्ड की सही जानकारी से बनाएँ।
मुख्य कैलेंडर पहले देखें
नाम, सेवा, पूरी तारीख, समय, जगह और सेवा देने वाले व्यक्ति की जाँच करें। ऑनलाइन मुलाकात या दूसरे क्षेत्र के ग्राहक के लिए टाइम ज़ोन और सही लिंक दें। कई दिन पहले तैयार संदेश में “कल” लिखने से बचें।
तय करें कि जवाब कौन दर्ज करेगा और कैलेंडर कौन बदलेगा। WhatsApp संदेश से जगह अपने आप बुक या बदलाव मंज़ूर नहीं होता। टीम को एक मुख्य रिकॉर्ड का इस्तेमाल करना चाहिए।
आसानी से जवाब देने लायक पुष्टि माँगें
पुष्टि: “नमस्ते [नाम], [व्यवसाय] की ओर से संदेश है। [सेवा] का अपॉइंटमेंट [तारीख], [समय] पर [जगह] में दर्ज है। कृपया जवाब देकर पुष्टि करें। समय बदलना हो तो बताएँ ताकि दूसरे विकल्प देख सकें।”
तैयारी: “[तारीख] की [सेवा] के लिए [वास्तव में ज़रूरी चीज़] तैयार रखें। तैयारी या जगह के बारे में सवाल हो तो यहाँ जवाब दे सकते हैं।”
रद्द करने की शर्त तभी बताएँ जब सच में लागू हो और सही समझाई गई हो। पुष्टि के लिए अनावश्यक निजी जानकारी न लिखें। भेजने से पहले प्राप्तकर्ता दोबारा देखें।
सही जानकारी वाला रिमाइंडर दें
रिमाइंडर: “नमस्ते [नाम], [तारीख] को [समय] पर [जगह] में [सेवा] की याद दिला रहे हैं। आने में दिक्कत हो तो बताएँ ताकि समय के बारे में मदद कर सकें।”
समय व्यवसाय के कामकाजी घंटों और ग्राहक की सहमति से चुनें। पहले देखें अपॉइंटमेंट रद्द या बदला तो नहीं। पिछले जवाब के आधार पर अगला कदम लें, एक ही पुष्टि बार-बार न माँगें।
समय बदलने की माँग सँभालें
पहला जवाब: “बताने के लिए धन्यवाद, [नाम]। [सेवा] के लिए दूसरा समय देखते हैं। क्या [सुझाया दिन] ठीक है? उपलब्धता देखकर नया समय पक्का करेंगे।”
सहमति के बाद: “बदलाव दर्ज कर लिया है। [सेवा] अब [तारीख], [समय] पर [जगह] में होगी। कृपया पुराना समय न मानें।” कैलेंडर और पुराने लंबित संदेश बदलें ताकि दो अलग समय न पहुँचें।
संदेश शेड्यूल करके परिणाम देखें
TappyWhats में संपर्क, तारीख, समय और सामग्री चुनें। यह संदेश शेड्यूलिंग है, खाली स्लॉट, टकराव या कर्मचारियों की उपलब्धता सँभालने वाला बुकिंग सॉफ़्टवेयर नहीं। शेड्यूल रोज़ या हर हफ़्ते अपने आप नहीं दोहरता।
तय समय के लिए संदेश तैयार करें
शेड्यूल बनाने और भेजने की स्थिति जाँचने का तरीका जानें।
मूल कंप्यूटर और ब्राउज़र चालू हों, इंटरनेट हो और सही खाते का WhatsApp Web खुला हो। रुकावट के बाद स्थिति और बातचीत देखकर कोशिश करें। बदलाव या रद्द करना भेजने की स्थिति पर निर्भर है।
इंस्टॉलेशन मुफ़्त है, लेकिन CRM में बदलाव और ऑटोमेशन के लिए सक्रिय Pro या पात्र 7 दिन का ट्रायल चाहिए, बिना क्रेडिट कार्ड।
चरण और अगला काम दर्ज करें
कोटेशन को ग्राहकों के स्पष्ट बोर्ड में व्यवस्थित करें।
आम सवाल
क्या पुष्टि का संदेश अपने आप बुकिंग बनाता है?
नहीं। मुख्य कैलेंडर में जगह देखें और जवाब दर्ज करें। संदेश अपॉइंटमेंट पर बातचीत के लिए है।
क्या बार-बार पुष्टि माँगें?
नहीं। जवाब की स्थिति और सेवा की वास्तविक ज़रूरत के अनुसार संपर्क करें।
भेजने का परिणाम साफ़ न हो तो?
बातचीत देखें और पुष्टि करें कि संदेश गया था या नहीं, फिर दोबारा कोशिश करें।
मुफ़्त इंस्टॉल करें, Pro की सुविधा समझें
CRM में बदलाव और ऑटोमेशन के लिए सक्रिय Pro या पात्र खाते का 7 दिन का ट्रायल चाहिए। ट्रायल के लिए क्रेडिट कार्ड नहीं चाहिए।
