Kostenloses Kanban-CRM für WhatsApp: Chats als Vertriebspipeline

Wenn Sie über WhatsApp verkaufen, kennen Sie das wahrscheinlich: Ein Kunde fragt am Dienstag nach einem Angebot, Sie schicken es, er sagt, er überlege es sich – und meldet sich nie wieder. Zwei Wochen später fällt er Ihnen zufällig beim Scrollen durch die Chatliste wieder ein. Dann ist es zu spät.

Das Problem ist nicht Ihre Organisation. Die WhatsApp-Chatliste ist danach sortiert, wer zuletzt geschrieben hat – nicht danach, wer dem Kauf am nächsten ist. Sie ist ein Posteingang, keine Vertriebspipeline. Genau das löst ein Kanban-CRM, und Sie können eines kostenlos direkt in WhatsApp Web haben.

Was ist ein Kanban-CRM?

Kanban ist ein Board mit Spalten, auf dem jede Karte für etwas steht, das vorankommen muss. Im Vertrieb ist jede Karte ein Kunde und jede Spalte eine Phase des Verkaufsprozesses. Sie ziehen die Karte nach rechts, sobald der Abschluss näher rückt.

Der Vorteil ist sofort sichtbar: Nach drei Sekunden Blick auf das Board wissen Sie, wie viele Personen auf ein Angebot warten, wie viele es erhalten und nicht geantwortet haben und wie viele abgeschlossen haben. Das verrät Ihnen die Chatliste nie.

Ihre Pipeline aufbauen: welche Spalten?

Fangen Sie einfach an. Eine Pipeline mit zu vielen Spalten wird zur Bürokratie, und nach einer Woche geben Sie sie auf. Für die meisten, die über WhatsApp verkaufen, reichen fünf Spalten:

• Neuer Lead – ist angekommen, noch nicht bearbeitet.
• In Bearbeitung – das Gespräch läuft gerade.
• Angebot verschickt – der Ball liegt beim Kunden. In dieser Spalte geht durch Vergessen am meisten Geld verloren.
• Verhandlung – er hat geantwortet und spricht über Preis oder Termin.
• Abgeschlossen – gewonnen. (Eine Spalte „Verloren“ lohnt sich ebenfalls: Zu verstehen, warum man verliert, ist genauso wertvoll wie zu feiern, was man gewinnt.)

Passen Sie die Namen an Ihr Geschäft an. Eine Physiotherapiepraxis nutzt vielleicht „Ersttermin vereinbart“, ein Handwerksbetrieb „Vor-Ort-Termin“, ein Immobilienmakler „Besichtigung vereinbart“. Wichtig ist, dass jede Spalte für einen echten Schritt des Kunden steht, nicht für einen internen Status bei Ihnen.

So geht das kostenlos in WhatsApp Web

Die meisten CRMs verlangen, dass Sie WhatsApp verlassen, einen anderen Tab öffnen, den Kunden von Hand anlegen und beide Seiten synchron halten. Das hält niemand lange durch – im Alltagsstress fällt die Datenpflege als Erstes weg.

Die Alternative ist ein CRM, das in WhatsApp Web wohnt. TappyWhats ist eine kostenlose Erweiterung für Chrome und Edge, die genau das tut: Sie importiert Ihre Chats und Gruppen automatisch und macht aus jedem Kontakt eine Karte, mit Foto, Telefonnummer und Vorschau der letzten Nachricht. Sie müssen niemanden anlegen – Ihre Kunden sind schon da.

1. 1Installieren Sie die Erweiterung aus dem Chrome Web Store oder dem Add-ons-Store von Edge.
2. 2Öffnen Sie WhatsApp Web und melden Sie sich wie gewohnt an.
3. 3Legen Sie Ihr kostenloses Konto an, ohne Kreditkarte.
4. 4Öffnen Sie das Kanban. Ihre Kontakte erscheinen bereits als Karten.
5. 5Benennen Sie die Spalten nach den Phasen Ihrer Pipeline und fangen Sie an zu ziehen.

Was tun, wenn die Pipeline steht?

Das Board allein schafft schon Ordnung. Der eigentliche Gewinn kommt aber durch drei Gewohnheiten:

Notieren Sie es auf der Karte, nicht im Kopf

Jede Karte speichert Notizen und Labels. „Lieber nachmittags anrufen“, „findet es zu teuer, Ratenzahlung anbieten“, „Empfehlung von Thomas“. Wenn Sie das Gespräch in zwei Wochen wieder aufnehmen, ist diese eine Zeile mehr wert, als den ganzen Verlauf neu zu lesen.

Geben Sie der Karte einen Wert

Das Kanban von TappyWhats erlaubt einen Angebotswert pro Karte. Wenn Sie die Spalte „Verhandlung“ zusammenrechnen, wissen Sie, wie viel Geld gerade im Spiel ist – und das verändert die Prioritäten Ihres Tages.

Planen Sie das Follow-up sofort, nicht später

Sobald Sie das Angebot verschicken, planen Sie direkt die Nachfass-Nachricht für drei Tage später. Die meisten verlorenen Verkäufe auf WhatsApp scheitern nicht am Preis, sondern am Schweigen.

Wirklich kostenlos – und die Daten gehören Ihnen

TappyWhats startet mit 7 Tagen Pro gratis, ohne Kreditkarte, und läuft danach im Free-Plan mit geringeren Limits weiter. Kanban, Notizen, Labels und Verlauf werden in Ihrem Konto gespeichert und begleiten Sie auf jeden Computer. Sie können jederzeit alles als JSON exportieren.

Was das praktisch bedeutet, damit es keine Überraschung gibt: Da die Daten in Ihrem Konto liegen und nicht nur im Browser, genügt beim Computerwechsel eine erneute Anmeldung. Automatische Funktionen wie das geplante Follow-up hängen dagegen weiterhin von einem eingeschalteten Computer mit geöffnetem WhatsApp Web ab.

Häufige Fragen

Muss ich Kontakte von Hand ins Kanban eintragen?

Nein. TappyWhats importiert die Chats und Gruppen aus WhatsApp Web und macht aus jedem Kontakt eine Karte. Sie entscheiden nur, in welche Spalte sie gehört.

Bleibt das Kanban-CRM nach dem Test kostenlos?

Ja, im Free-Plan mit geringeren Limits (zum Beispiel einer Höchstzahl an Karten im Kanban). Die kostenpflichtigen Pläne sind optional.

Funktioniert es auch auf dem Smartphone?

Nein. TappyWhats ist eine Erweiterung für Chrome und Edge und funktioniert nur am Computer, mit geöffnetem WhatsApp Web.