Eine hilfreiche Terminbestätigung nennt die gebuchte Leistung, Zeit und Ort sowie den Weg für Änderungswünsche. Sie muss zum tatsächlichen Kalender passen. Eine geplante WhatsApp-Nachricht vermittelt diese Angaben. Sie reserviert keinen Termin, prüft keine Verfügbarkeit und ersetzt kein Buchungssystem. Die Buchung selbst muss deshalb bereits im vorgesehenen Kalender eingetragen sein.
Den Termin vor dem Schreiben prüfen
Kontrollieren Sie Kunde, Leistung, Datum, Uhrzeit und Adresse oder Besprechungslink. Nennen Sie bei unterschiedlichen Aufenthaltsorten die Zeitzone. Ergänzen Sie nur nötige Hinweise zur Ankunft. Bei einem Salon sind die gebuchte Behandlung und die Adresse hilfreich; eine themenfremde Werbung kann die eigentliche Nachricht dagegen unübersichtlich machen.
Eine klare Bestätigung senden
Bestätigungsvorlage: „Guten Tag [Name], Ihr Termin für [Leistung] ist am [Datum] um [Uhrzeit] bei [Ort] eingetragen. Können Sie die Angaben bitte bestätigen? Falls Sie eine andere Zeit benötigen, antworten Sie hier.“ Ersetzen Sie alle Platzhalter und prüfen Sie vor dem Versand, ob der Termin tatsächlich gebucht ist.
Bei bereits erfolgter Bestätigung: „Vielen Dank [Name]. Ihr Termin für [Leistung] am [Datum] um [Uhrzeit] ist bestätigt. Geben Sie uns bitte hier Bescheid, falls sich etwas ändert.“ Halten Sie die Antwort im Kalender oder im betrieblichen Ablauf fest, ohne dieselbe Bestätigung mehrfach anzufordern.
Eine hilfreiche Erinnerung vorbereiten
Erinnerungsvorlage: „Guten Tag [Name], wir erinnern Sie an [Leistung] am [Datum] um [Uhrzeit] bei [Ort]. [Nötiger Vorbereitungshinweis]. Falls Sie verhindert sind, geben Sie uns bitte hier Bescheid.“ Wählen Sie einen Zeitpunkt, der eine Antwort und eine mögliche Umplanung erlaubt. Fragen Sie keine unnötigen persönlichen Daten ab.
Die Erinnerung vorab vorbereiten
Wählen Sie Empfänger, Inhalt, Datum und Uhrzeit in WhatsApp Web.
Eine Verschiebung im Gespräch klären
Kundenwunsch: „Gern [Name]. Welche Tage oder Zeiten passen Ihnen? Ich prüfe die Verfügbarkeit und bestätige dann einen neuen Termin.“ Änderung durch das Unternehmen: „Guten Tag [Name], wir müssen Ihren Termin am [Datum/Uhrzeit] ändern. Passt [Option A] oder [Option B]? Nach Ihrer Wahl bestätige ich den neuen Termin.“ Bieten Sie ausschließlich verfügbare Zeiten an.
Aktualisieren Sie nach der Einigung zuerst den tatsächlichen Kalender. Prüfen Sie danach noch ausstehende Bestätigungen und Erinnerungen mit der alten Uhrzeit. Ändern oder stornieren Sie diese entsprechend dem Versandzustand und senden Sie die neuen Angaben. Die Chatnachricht „verschoben“ ändert allein keine Verfügbarkeit.
Versandbedingungen und Ergebnis kontrollieren
TappyWhats sendet über den ursprünglichen Browser. Halten Sie diesen Computer und Browser online, mit WhatsApp Web geöffnet und verbunden. Prüfen Sie nach Unterbrechungen offene Sendungen und den Chat, bevor Sie bei unklarem Ergebnis erneut senden. Jeder Versand hat Datum und Uhrzeit; automatische tägliche oder wöchentliche Wiederholungen gehören nicht zu diesem Ablauf.
Eine Versandroutine einrichten
Prüfen Sie Schritte und Grenzen vor einem zeitlich geplanten Versand.
Häufige Fragen
Verwaltet TappyWhats freie Termine?
Nein. Verwalten Sie Buchungen und Verfügbarkeit im Kalender oder Buchungssystem. TappyWhats bereitet die Nachrichten vor.
Was tun, wenn der Kunde nicht bestätigt?
Befolgen Sie die mitgeteilte Unternehmensregel, prüfen Sie das Gespräch und nehmen Sie angemessen Kontakt auf. Unterstellen Sie keine stille Bestätigung oder Absage.
Enthält die kostenlose Installation das gesamte CRM?
Nein. Prüfen Sie das Planungskontingent im Konto. CRM-Bearbeitung und Automatisierungen benötigen aktives Pro oder einen berechtigten siebentägigen Test ohne Kreditkarte.
Organisieren Sie Ihr nächstes Verkaufsgespräch
Installieren Sie TappyWhats kostenlos. CRM-Bearbeitung und Automatisierungen benötigen Pro oder einen berechtigten siebentägigen Test ohne Kreditkarte.
