CRM Kanban miễn phí cho WhatsApp: biến chat thành pipeline

Nếu bạn bán hàng qua WhatsApp, chắc hẳn bạn từng gặp chuyện này: một khách nước ngoài hỏi báo giá hôm thứ Ba, bạn gửi đi, họ nói "để tôi suy nghĩ" — rồi im lặng. Hai tuần sau bạn tình cờ nhớ ra khi cuộn danh sách chat. Lúc đó đã muộn.

Vấn đề không nằm ở việc bạn thiếu ngăn nắp. Danh sách chat của WhatsApp được sắp theo ai nhắn gần nhất, không phải ai sắp mua nhất. Nó là hộp thư đến, không phải pipeline bán hàng. CRM Kanban giải quyết đúng chỗ đó — và bạn có thể có một cái miễn phí, ngay trong WhatsApp Web.

CRM Kanban là gì

Kanban là một bảng chia thành nhiều cột, mỗi thẻ là một việc cần tiến lên. Áp dụng vào bán hàng, mỗi thẻ là một khách hàng và mỗi cột là một giai đoạn đàm phán. Bạn kéo thẻ sang phải khi thương vụ tiến triển.

Lợi ích là trực quan và tức thì: chỉ cần nhìn bảng ba giây, bạn biết bao nhiêu người đang chờ báo giá, bao nhiêu người đã nhận nhưng chưa trả lời, và bao nhiêu người đã chốt. Điều mà danh sách chat không bao giờ cho bạn biết.

Dựng pipeline của bạn: nên dùng những cột nào

Hãy bắt đầu đơn giản. Pipeline quá nhiều cột sẽ thành thủ tục rườm rà và bạn bỏ dở sau một tuần. Với hầu hết người bán qua WhatsApp, năm cột là đủ:

• Khách mới — vừa nhắn đến, chưa được tư vấn.
• Đang tư vấn — cuộc trò chuyện đang diễn ra.
• Đã gửi báo giá — giờ đến lượt khách. Đây là cột mất tiền nhiều nhất vì quên theo dõi.
• Đàm phán — khách đã trả lời, đang bàn về giá hoặc thời gian giao hàng.
• Chốt đơn — thắng. (Nên có thêm cột "Mất đơn": hiểu vì sao mất đơn cũng quan trọng như ăn mừng đơn chốt được.)

Đặt tên cột theo ngành của bạn. Một đại lý tour có thể dùng "Đã giữ chỗ"; một xưởng nội thất xuất khẩu có thể dùng "Đã gửi mẫu". Điều quan trọng là mỗi cột thể hiện một bước thật mà khách hàng đi qua, không phải trạng thái nội bộ của bạn.

Cách làm ngay trong WhatsApp Web, miễn phí

Phần lớn CRM bắt bạn rời WhatsApp, mở tab khác, nhập khách hàng bằng tay và giữ cho hai bên luôn khớp nhau. Không ai duy trì được lâu — khi bận rộn, việc nhập liệu là thứ đầu tiên bị bỏ qua.

Giải pháp thay thế là một CRM nằm ngay trong WhatsApp Web. TappyWhats là tiện ích mở rộng miễn phí cho Chrome và Edge làm đúng điều đó: tự động nhập các cuộc chat và nhóm của bạn, biến mỗi liên hệ thành một thẻ có ảnh, số điện thoại và bản xem trước tin nhắn cuối. Bạn không phải nhập ai cả — khách hàng của bạn đã có sẵn ở đó.

1. 1Cài tiện ích từ Chrome Web Store hoặc cửa hàng Edge Add-ons.
2. 2Mở WhatsApp Web và đăng nhập như bình thường.
3. 3Tạo tài khoản miễn phí, không cần thẻ.
4. 4Mở Kanban. Các liên hệ của bạn đã hiện thành thẻ.
5. 5Đổi tên các cột theo giai đoạn pipeline của bạn và bắt đầu kéo thả.

Làm gì khi đã có pipeline

Riêng chiếc bảng đã giúp bạn ngăn nắp hơn. Nhưng hiệu quả thật sự đến từ ba thói quen:

Ghi vào thẻ, đừng ghi trong đầu

Mỗi thẻ lưu ghi chú và nhãn. "Thích được gọi vào buổi chiều theo giờ của họ", "chê đắt, gửi phương án đặt cọc", "được anh Minh giới thiệu". Hai tuần sau, khi bạn tiếp tục cuộc trò chuyện, một dòng ghi chú đó có giá trị hơn việc đọc lại toàn bộ lịch sử chat.

Gắn giá trị cho thẻ

Kanban của TappyWhats cho phép nhập giá trị báo giá cho từng thẻ. Khi cộng cột "Đàm phán", bạn biết ngay bao nhiêu tiền đang ở trên bàn — và điều đó thay đổi thứ tự ưu tiên trong ngày của bạn.

Hẹn tin theo dõi ngay lúc đó, đừng để sau

Ngay khi gửi báo giá, hãy hẹn giờ luôn tin nhắn theo dõi sau ba ngày. Phần lớn đơn hàng mất trên WhatsApp không phải vì giá: mà vì im lặng.

Miễn phí thật, và dữ liệu là của bạn

TappyWhats bắt đầu với 7 ngày dùng thử gói Pro, không cần thẻ tín dụng, sau đó tiếp tục ở gói Free với giới hạn thấp hơn. Kanban, ghi chú, nhãn và lịch sử được lưu trong tài khoản của bạn và đi theo bạn đến bất kỳ máy tính nào. Bạn có thể xuất toàn bộ ra JSON bất cứ lúc nào.

Cũng nên nói rõ điều không thay đổi, để bạn không bất ngờ: dữ liệu đi theo tài khoản, nhưng các việc tự động — như tin nhắn theo dõi đã hẹn giờ — vẫn do trình duyệt của bạn thực hiện. Nếu máy tính tắt hoặc WhatsApp Web bị đóng, sẽ không có gì được gửi vào lúc đó và quá trình tự động không tự chạy tiếp. Với hầu hết người bán một mình hoặc đội nhỏ, đây là sự đánh đổi đáng giá.

Câu hỏi thường gặp về CRM Kanban cho WhatsApp

Tôi có phải nhập liên hệ bằng tay không?

Không. TappyWhats nhập các cuộc chat và nhóm từ WhatsApp Web và tự động biến chúng thành thẻ Kanban.

Hết 7 ngày dùng thử Pro thì sao?

Tiện ích vẫn hoạt động ở gói Free, với giới hạn thấp hơn, ví dụ giới hạn số thẻ trên Kanban. Các gói trả phí là tùy chọn.

Nhiều người có thể dùng chung một Kanban không?

Có, với gói Teams: nhiều nhân viên trên cùng một số, mỗi người có đăng nhập riêng, dùng chung Kanban theo thời gian thực.