স্পষ্ট নিশ্চিতকরণে গ্রাহক আসার সময় ও দরকারি প্রস্তুতি জানতে পারেন। প্রথম নিশ্চিতকরণ, তারিখ এগিয়ে এলে মনে করানো এবং সময় বদলের অনুরোধ আলাদা উদ্দেশ্যের। প্রতিটি বার্তা মূল অ্যাপয়েন্টমেন্ট রেকর্ডের সঠিক তথ্য দিয়ে তৈরি করুন।
মূল ক্যালেন্ডার আগে দেখুন
নাম, সেবা, পূর্ণ তারিখ, সময়, স্থান ও দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি যাচাই করুন। অনলাইন বৈঠক বা অন্য এলাকার গ্রাহকের জন্য টাইম জোন ও সঠিক লিংক দিন। কয়েক দিন আগে তৈরি বার্তায় “আগামীকাল” লেখা এড়ান।
কে উত্তর লিখবেন এবং কে ক্যালেন্ডার বদলাবেন ঠিক করুন। WhatsApp বার্তা থেকে জায়গা নিজে বুক বা পরিবর্তন অনুমোদিত হয় না। দলের একটি মূল রেকর্ড ব্যবহার করা উচিত।
সহজে উত্তর দেওয়া যায় এমন নিশ্চিতকরণ চান
নিশ্চিতকরণ: “শুভেচ্ছা [নাম], [ব্যবসা] থেকে জানাচ্ছি। [সেবা]-র অ্যাপয়েন্টমেন্ট [তারিখ], [সময়]-এ [স্থান]-এ লেখা আছে। অনুগ্রহ করে উত্তর দিয়ে নিশ্চিত করুন। সময় বদলাতে হলে জানান, অন্য বিকল্প দেখব।”
প্রস্তুতি: “[তারিখ]-এর [সেবা]-র জন্য [সত্যিই দরকারি জিনিস] প্রস্তুত রাখুন। প্রস্তুতি বা স্থান নিয়ে প্রশ্ন থাকলে এখানে উত্তর দিতে পারেন।”
বাতিলের শর্ত সত্যিই প্রযোজ্য ও ঠিকভাবে ব্যাখ্যা করা থাকলেই বলুন। নিশ্চিতকরণের জন্য অপ্রয়োজনীয় ব্যক্তিগত তথ্য লিখবেন না। পাঠানোর আগে প্রাপক আবার দেখুন।
সঠিক তথ্য দিয়ে মনে করান
স্মরণবার্তা: “শুভেচ্ছা [নাম], [তারিখ]-এ [সময়]-এ [স্থান]-এ [সেবা]-র কথা মনে করিয়ে দিচ্ছি। আসতে অসুবিধা হলে জানান, সময় নিয়ে সাহায্য করতে পারব।”
ব্যবসার কাজের সময় ও গ্রাহকের সম্মতি দেখে পাঠানোর সময় বাছুন। আগে দেখুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট বাতিল বা বদলেছে কি না। আগের উত্তর অনুযায়ী পরের পদক্ষেপ নিন; একই নিশ্চিতকরণ বারবার চাইবেন না।
সময় বদলের অনুরোধ সামলান
প্রথম উত্তর: “জানানোর জন্য ধন্যবাদ, [নাম]। [সেবা]-র জন্য অন্য সময় দেখছি। [প্রস্তাবিত দিন] কি উপযুক্ত? খালি সময় দেখে নতুন সময় নিশ্চিত করব।”
সম্মতির পরে: “পরিবর্তন লিখে নিয়েছি। [সেবা] এখন [তারিখ], [সময়]-এ [স্থান]-এ হবে। অনুগ্রহ করে আগের সময় ধরবেন না।” ক্যালেন্ডার ও পুরোনো অপেক্ষমাণ বার্তা বদলান, যাতে দুই রকম সময় না পৌঁছায়।
বার্তা শিডিউল করে ফল দেখুন
TappyWhats-এ যোগাযোগ, তারিখ, সময় ও বিষয়বস্তু বাছুন। এটি বার্তার সময় নির্ধারণ, খালি স্লট, সংঘর্ষ বা কর্মীর প্রাপ্যতা সামলানো বুকিং সফটওয়্যার নয়। শিডিউল প্রতিদিন বা প্রতি সপ্তাহে নিজে থেকে চলে না।
নির্দিষ্ট সময়ের জন্য বার্তা তৈরি করুন
সময় নির্ধারণ ও পাঠানোর অবস্থা যাচাই করার পদ্ধতি জানুন।
মূল কম্পিউটার ও ব্রাউজার চালু, ইন্টারনেট এবং সঠিক অ্যাকাউন্টের WhatsApp Web খোলা থাকতে হবে। বিঘ্নের পর অবস্থা ও কথোপকথন দেখে চেষ্টা করুন। বদলানো বা বাতিল করা পাঠানোর অবস্থার ওপর নির্ভর করে।
ইনস্টল বিনামূল্যে, কিন্তু CRM সম্পাদনা ও অটোমেশনে সক্রিয় Pro বা যোগ্য ৭ দিনের ট্রায়াল দরকার, ক্রেডিট কার্ড ছাড়া।
ধাপ ও পরবর্তী কাজ লিখে রাখুন
কোটেশনগুলো গ্রাহক বোর্ডে সাজান।
সাধারণ প্রশ্ন
নিশ্চিতকরণ বার্তা কি নিজে বুকিং তৈরি করে?
না। মূল ক্যালেন্ডারে জায়গা দেখুন ও উত্তর লিখুন। বার্তা অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়ে যোগাযোগের জন্য।
বারবার নিশ্চিতকরণ চাইব?
না। উত্তরের অবস্থা ও সেবার প্রকৃত প্রয়োজন অনুযায়ী যোগাযোগ করুন।
পাঠানোর ফল পরিষ্কার না হলে?
কথোপকথন দেখুন এবং বার্তা গিয়েছিল কি না নিশ্চিত হয়ে আবার চেষ্টা করুন।
বিনামূল্যে ইনস্টল করুন, Pro-এর সুবিধা বুঝুন
CRM সম্পাদনা ও অটোমেশনের জন্য সক্রিয় Pro অথবা যোগ্য অ্যাকাউন্টের ৭ দিনের ট্রায়াল প্রয়োজন। ট্রায়ালে ক্রেডিট কার্ড লাগে না।
