Xác nhận rõ ràng giúp khách biết khi nào đến và cần chuẩn bị gì. Tách tin xác nhận ban đầu, lời nhắc gần ngày và yêu cầu đổi lịch. Mỗi loại có mục đích riêng và phải dùng thông tin từ lịch chính xác.
Đối chiếu với lịch chính
Kiểm tra tên, dịch vụ, ngày đầy đủ, giờ, địa điểm và người phụ trách. Nếu gặp trực tuyến hoặc khách ở khu vực khác, nêu múi giờ và đường dẫn đúng. Tránh dùng “ngày mai” khi soạn trước nhiều ngày.
Phân công người ghi phản hồi và cập nhật lịch. Gửi tin WhatsApp chưa đồng nghĩa giữ chỗ hay chấp nhận đổi giờ. Nhóm cần một nguồn lịch chính để cùng đối chiếu.
Xin xác nhận bằng yêu cầu rõ
Xác nhận: “Chào [tên], đây là [đơn vị]. Lịch [dịch vụ] của anh/chị được ghi vào [ngày], lúc [giờ], tại [địa điểm]. Vui lòng trả lời để xác nhận. Nếu cần đổi giờ, báo giúp chúng tôi kiểm tra lựa chọn khác.”
Chuẩn bị: “Cho [dịch vụ] ngày [ngày], vui lòng chuẩn bị [điều thực sự cần]. Nếu có câu hỏi về chuẩn bị hoặc địa điểm, anh/chị có thể trả lời tin này.”
Chỉ nêu chính sách hủy khi thực sự áp dụng và đã giải thích đúng. Tránh thông tin cá nhân không cần cho xác nhận. Kiểm tra người nhận trước khi gửi.
Nhắc khi thông tin vẫn còn đúng
Lời nhắc: “Chào [tên], xin nhắc lịch [dịch vụ] ngày [ngày], lúc [giờ], tại [địa điểm]. Nếu khó tham dự, báo giúp để chúng tôi hỗ trợ kiểm tra lịch.”
Chọn thời điểm phù hợp giờ làm và thỏa thuận. Kiểm tra xem lịch đã đổi hoặc hủy chưa. Dựa vào phản hồi trước đó để tránh xin cùng một xác nhận nhiều lần.
Xử lý yêu cầu đổi lịch
Phản hồi đầu: “Cảm ơn anh/chị đã báo. Chúng tôi sẽ kiểm tra thời gian khác cho [dịch vụ]. [Ngày dự kiến] có phù hợp không? Lịch mới sẽ được xác nhận sau khi kiểm tra chỗ trống.”
Sau thống nhất: “Chúng tôi đã ghi thay đổi. Lịch [dịch vụ] chuyển sang [ngày], lúc [giờ], tại [địa điểm]. Vui lòng bỏ qua giờ cũ.” Cập nhật lịch chính và kiểm tra các tin cũ chưa gửi để tránh hai mốc trái nhau.
Hẹn giờ tin và kiểm tra kết quả
Trong TappyWhats, chọn người nhận, ngày giờ và nội dung. Đây là hẹn giờ tin nhắn, không phải phần mềm đặt chỗ quản lý chỗ trống, lịch trùng hoặc nhân sự. Mỗi lịch có một thời điểm, không tự lặp hằng ngày hay hằng tuần.
Chuẩn bị tin nhắn cho thời điểm đã chọn
Tìm hiểu cách đặt giờ và kiểm tra trạng thái gửi.
Cần máy tính, trình duyệt ban đầu hoạt động, internet và WhatsApp Web mở với tài khoản đúng. Sau gián đoạn, xem trạng thái và cuộc trò chuyện trước khi gửi lại. Sửa hoặc hủy tùy trạng thái.
Cài miễn phí khác với CRM đầy đủ miễn phí vĩnh viễn. Chỉnh sửa CRM và tự động hóa cần Pro hoạt động hoặc dùng thử đủ điều kiện 7 ngày, không cần thẻ tín dụng.
Ghi giai đoạn và việc tiếp theo
Sắp xếp báo giá trên bảng khách hàng.
Câu hỏi thường gặp
Tin xác nhận có tự tạo đặt chỗ?
Không. Kiểm tra chỗ trống và ghi phản hồi trong lịch chính. Tin nhắn phục vụ trao đổi về lịch hẹn.
Có cần xin xác nhận liên tục?
Không. Dựa vào trạng thái phản hồi và nhu cầu thực tế của dịch vụ.
Nếu chưa rõ tin đã gửi?
Kiểm tra cuộc trò chuyện và xác nhận kết quả trước khi thử lại.
Cài đặt miễn phí, kiểm tra quyền dùng Pro
Chỉnh sửa CRM và tự động hóa cần Pro đang hoạt động hoặc dùng thử 7 ngày đủ điều kiện, không cần thẻ tín dụng.
