Pengesahan membantu pelanggan mengetahui tarikh, tempat dan persediaan untuk perkhidmatan. Bezakan mesej pengesahan awal, peringatan dan permintaan menukar waktu. Setiap satu memerlukan tindakan berbeza, walaupun semuanya dihantar melalui WhatsApp.
Semak agenda utama dahulu
Pastikan nama, perkhidmatan, tarikh lengkap, waktu, lokasi dan petugas tepat. Untuk pertemuan dalam talian atau pelanggan di kawasan lain, nyatakan zon waktu dan pautan yang betul. Elakkan perkataan “esok” jika mesej disediakan beberapa hari lebih awal.
Tentukan siapa merekod jawapan dan siapa mengubah agenda. Mesej yang dihantar belum bermaksud slot ditempah atau perubahan diluluskan. Gunakan satu rekod utama yang boleh dirujuk oleh pasukan.
Minta pengesahan yang mudah dijawab
Pengesahan: “Salam [nama], ini [perniagaan]. Janji temu [perkhidmatan] anda direkodkan pada [tarikh], pukul [waktu], di [lokasi]. Sila balas untuk mengesahkan. Jika perlu menukar waktu, beritahu kami supaya kami boleh menyemak pilihan lain.”
Persediaan: “Untuk [perkhidmatan] pada [tarikh], sila sediakan [perkara yang diperlukan]. Jika ada soalan tentang persediaan atau lokasi, balas mesej ini.”
Nyatakan dasar pembatalan hanya jika benar-benar terpakai dan telah diterangkan dengan tepat. Elakkan maklumat peribadi yang tidak diperlukan. Semak penerima sebelum menghantar.
Sediakan peringatan yang masih tepat
Peringatan: “Salam [nama], ini peringatan janji temu [perkhidmatan] pada [tarikh], pukul [waktu], di [lokasi]. Jika ada kekangan hadir, maklumkan supaya kami boleh membantu menyemak jadual.”
Pilih masa berdasarkan waktu operasi dan persetujuan pelanggan. Semak sama ada janji temu sudah dibatalkan atau dipindahkan. Jika sudah ada jawapan, gunakan maklumat itu dan elakkan meminta pengesahan yang sama berulang kali.
Urus permintaan menukar waktu
Jawapan awal: “Terima kasih kerana memaklumkan, [nama]. Kami akan semak pilihan lain untuk [perkhidmatan]. Adakah [pilihan hari] sesuai? Waktu baharu akan disahkan selepas kami menyemak kekosongan.”
Selepas dipersetujui: “Perubahan sudah direkodkan. Janji temu [perkhidmatan] kini pada [tarikh], pukul [waktu], di [lokasi]. Sila abaikan waktu terdahulu.” Kemas kini agenda dan mesej lama yang masih belum dihantar supaya tidak ada dua waktu bercanggah.
Jadualkan mesej dan semak hasil
Dalam TappyWhats, pilih penerima, tarikh, waktu dan kandungan. Ciri ini menjadualkan mesej; ia bukan sistem tempahan untuk menyemak kekosongan, pertindihan atau jadual petugas. Setiap jadual mempunyai satu waktu, tanpa ulangan harian atau mingguan automatik.
Sediakan mesej mengikut waktu
Semak cara penjadualan dan status penghantaran.
Komputer dan pelayar asal mesti aktif, internet tersedia dan WhatsApp Web terbuka dengan akaun betul. Selepas gangguan, semak status serta perbualan sebelum menghantar semula. Penyuntingan dan pembatalan tertakluk pada status mesej.
Pemasangan percuma bukan CRM lengkap percuma selamanya. Penyuntingan CRM serta automasi memerlukan Pro aktif atau percubaan 7 hari yang layak, tanpa kad kredit.
Rekod peringkat dan tindakan seterusnya
Susun sebut harga dalam papan pelanggan.
Soalan lazim
Adakah mesej membuat tempahan secara automatik?
Tidak. Sahkan slot serta rekod jawapan dalam agenda utama. Mesej membantu komunikasi tentang janji temu.
Perlukah meminta pengesahan berkali-kali?
Tidak. Gunakan status jawapan dan keperluan sebenar. Elakkan pengulangan tanpa tujuan.
Bagaimana jika hasil penghantaran tidak pasti?
Periksa perbualan dan pastikan sama ada mesej sudah dihantar sebelum mencuba lagi.
Pasang percuma, semak akses Pro
Penyuntingan CRM dan automasi memerlukan Pro aktif atau percubaan 7 hari yang layak, tanpa kad kredit.
