Janji layanan yang jelas membantu pelanggan memahami kapan harus datang dan apa yang disiapkan. Pisahkan konfirmasi awal, pengingat mendekati hari layanan, serta permintaan ubah jadwal. Masing-masing punya tujuan berbeda dan harus memakai informasi agenda yang benar.
Cocokkan detail dengan agenda utama
Periksa nama, layanan, tanggal lengkap, jam, lokasi, dan orang yang melayani. Untuk pertemuan daring atau peserta di wilayah lain, sertakan zona waktu dan tautan yang benar. Hindari kata “besok” dalam pesan yang disiapkan beberapa hari sebelumnya.
Tentukan tempat pencatatan jawaban. Tim harus tahu siapa yang mengubah agenda dan membalas pelanggan. Pesan WhatsApp tidak otomatis berarti slot ditetapkan atau perubahan sudah disetujui.
Kirim konfirmasi dengan tindakan jelas
Konfirmasi: “Halo [nama], ini [usaha]. Janji [layanan] Anda tercatat untuk [tanggal] pukul [jam] di [lokasi]. Mohon balas untuk mengonfirmasi. Jika perlu mengubah waktu, beri tahu kami agar kami cek pilihan lain.”
Persiapan: “Untuk [layanan] pada [tanggal], mohon siapkan [hal yang benar-benar diperlukan]. Bila ada pertanyaan tentang persiapan atau akses lokasi, silakan balas pesan ini.”
Cantumkan kebijakan pembatalan hanya jika benar-benar berlaku dan telah dijelaskan. Hindari rincian pribadi yang tidak diperlukan untuk konfirmasi. Periksa lagi penerima sebelum mengirim.
Siapkan pengingat yang relevan
Pengingat: “Halo [nama], mengingatkan janji [layanan] pada [tanggal] pukul [jam] di [lokasi]. Jika ada kendala hadir, kabari kami agar bisa membantu mengecek jadwal.”
Pilih waktu sesuai jam kerja dan kesepakatan pelanggan. Sebelum mengirim, periksa apakah janji dibatalkan atau dipindahkan. Gunakan jawaban pelanggan sebagai dasar langkah berikutnya; jangan terus meminta konfirmasi yang sama.
Tanggapi permintaan ubah jadwal
Tanggapan atas permintaan pelanggan: “Terima kasih sudah memberi tahu, [nama]. Saya akan mengecek waktu lain untuk [layanan]. Apakah [pilihan hari] sesuai? Jadwal baru akan kami konfirmasi setelah ketersediaannya diperiksa.”
Setelah cocok: “Perubahan sudah kami catat. Janji [layanan] menjadi [tanggal] pukul [jam] di [lokasi]. Mohon abaikan waktu sebelumnya.” Perbarui agenda utama dan tinjau pesan lama yang belum terkirim agar pelanggan tidak menerima dua waktu berbeda.
Jadwalkan pesan sambil memantau kiriman
Di TappyWhats, pilih penerima, tanggal, dan jam, lalu susun isi. Ini penjadwalan pesan, bukan perangkat lunak reservasi untuk slot, benturan jadwal, atau ketersediaan staf. Satu jadwal bukan pengulangan harian atau mingguan otomatis.
Siapkan pesan untuk waktu tertentu
Susun isi dan periksa status pengiriman.
Pengiriman memerlukan komputer dan browser asal aktif, internet, serta WhatsApp Web terbuka dengan akun benar. Setelah gangguan, periksa status dan percakapan sebelum mencoba lagi. Ubah atau batalkan pesan jika status memungkinkan.
Pemasangan gratis bukan CRM lengkap gratis selamanya. Pengeditan CRM dan otomatisasi memerlukan Pro aktif atau uji coba 7 hari yang memenuhi syarat, tanpa kartu kredit. Periksa akses akun sebelum mengandalkan alur.
Catat tahap dan tindakan berikutnya
Kelola penawaran melalui papan pelanggan.
Pertanyaan umum
Apakah konfirmasi membuat reservasi otomatis?
Tidak. Pastikan slot dan catat jawaban pada agenda utama. Pesan membantu komunikasi tentang janji.
Perlukah konfirmasi berkali-kali?
Tidak. Gunakan status jawaban dan kebutuhan layanan. Hindari permintaan berulang tanpa tujuan.
Bagaimana jika pengiriman tidak pasti?
Periksa percakapan dan pastikan apakah pesan sudah keluar. Selesaikan ketidakpastian sebelum mengirim ulang.
Instal gratis, kenali akses Pro
Mengedit CRM dan otomatisasi memerlukan Pro aktif atau uji coba 7 hari yang memenuhi syarat, tanpa kartu kredit.
