Une confirmation utile indique la prestation réservée, la date, le lieu et la façon de demander un changement. Elle doit correspondre au véritable agenda. Un message WhatsApp programmé communique ces informations ; il ne réserve pas un créneau, ne vérifie pas les disponibilités et ne remplace pas votre système de rendez-vous.
Vérifier le rendez-vous avant de rédiger
Contrôlez le client, la prestation, la date, l’heure et l’adresse ou le lien de réunion. Indiquez le fuseau horaire si les personnes se trouvent dans des lieux différents. Ajoutez seulement les consignes d’arrivée nécessaires. Pour un salon, par exemple, mentionnez la prestation et l’adresse sans mêler une promotion sans rapport avec la visite.
Envoyer une confirmation claire
Modèle de confirmation : « Bonjour [nom], votre rendez-vous pour [prestation] est réservé le [date] à [heure], à [lieu]. Pouvez-vous confirmer que ces informations sont correctes ? Si un autre horaire est nécessaire, répondez ici. » Remplacez les champs et vérifiez que la réservation existe avant l’envoi.
Si le client a déjà confirmé, reconnaissez-le : « Merci [nom]. Votre rendez-vous pour [prestation] le [date] à [heure] est confirmé. Prévenez-nous ici en cas de changement. » Enregistrez sa réponse dans l’agenda ou le processus de l’entreprise, sans redemander la même confirmation.
Préparer un rappel utile à la visite
Modèle de rappel : « Bonjour [nom], nous vous rappelons votre [prestation] le [date] à [heure], à [lieu]. [Consigne de préparation nécessaire]. Si vous ne pouvez pas venir, merci de nous prévenir ici. » Choisissez une heure laissant le temps de répondre et de réorganiser l’agenda. Ne demandez pas de données personnelles inutiles.
Préparer le rappel à l’avance
Choisissez destinataire, contenu, date et heure dans WhatsApp Web.
Organiser le report dans la conversation
Demande du client : « Bien sûr [nom]. Quels jours ou horaires vous conviendraient ? Je vérifierai les disponibilités avant de confirmer le nouveau rendez-vous. » Changement de l’entreprise : « Bonjour [nom], nous devons déplacer votre rendez-vous du [date/heure]. [Option A] ou [option B] vous conviendrait-elle ? Je confirmerai votre choix. » Proposez uniquement des créneaux disponibles.
Après l’accord, actualisez d’abord le véritable agenda. Examinez les confirmations et rappels encore prévus à l’ancien horaire. Modifiez-les ou annulez-les selon leur état, puis communiquez les nouvelles informations. Écrire « rendez-vous reporté » ne modifie pas la disponibilité à lui seul.
Contrôler les conditions et le résultat d’envoi
TappyWhats envoie depuis le navigateur d’origine. Gardez cet ordinateur et ce navigateur connectés à Internet, avec WhatsApp Web ouvert et connecté. Après une interruption, vérifiez les tâches en attente et la conversation avant de retenter un envoi incertain. Chaque programmation a une date et une heure, sans récurrence quotidienne ou hebdomadaire automatique.
Organiser sa routine de messages programmés
Vérifiez les étapes et les limites avant de dépendre d’un envoi ponctuel.
Questions fréquentes
TappyWhats gère-t-il les créneaux disponibles ?
Non. Utilisez votre agenda ou système de réservation pour les rendez-vous et disponibilités. TappyWhats prépare les messages.
Que faire si le client ne confirme pas ?
Suivez la politique communiquée par l’entreprise, vérifiez la conversation et reprenez contact de manière appropriée. Ne supposez pas une confirmation ou une annulation silencieuse.
L’installation gratuite inclut-elle tout le CRM ?
Non. Consultez le quota de programmation dans le compte. Modifier le CRM et automatiser nécessite Pro actif ou un essai éligible de sept jours sans carte bancaire.
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